¿Por qué deberías crear una cuenta de correo profesional? Es esencial que todos los miembros de tu equipo estén en contacto con la misma dirección. A la vez que, si tienes varios colaboradores o socios, será mejor que tengan un correo electronico formal y personal. Un correo electronico profesional y corporativo tiene rasgos que harán simple la gestión del trabajo, pues podrás asignar tareas automáticas y backup total.
Cuando inicies tu propio negocio, tu primera misión debe ser crear correo electrónico profesional. Pues, será tu mayor ayuda para llevar a cabo las comunicaciones en tu nuevo proyecto. En este artículo, te vamos a explicar todo, desde qué es, cuáles son los tipos que existen y hasta cómo obtener uno. Al igual que te diremos las razones por las que esta es una opción de éxito para tu compañía. No dejes que tu sitio web pase otro día sin una cuenta corporativa y lee bien cada dato.
¿Qué es un correo profesional?
Este tipo de correo es un medio por el cual se comunican socios o clientes, entre sí. Se suele utilizar con un fin comercial y puede incluir anexos como facturas, propuestas o contratos. Todos los mensajes que se envíen a través de él deben ser claros, concisos y directos.
En eso se diferencian del email personal, ya que serán más formales, con un asunto, una introducción, cuerpo y conclusión. Puesto que están destinados a la mensajería interna o externa de una empresa, por lo que se requiere mayor precisión.
El objetivo de un correo comercial es transmitir el mensaje de la forma más directa posible. Esto significa que hay que ser breve y cortés, sin dejar de ser informativo. Recuerda usar una gramática y una ortografía correctas, para facilitar a la hora de leer.
Al dar formato a un correo de negocios, es vital usar una letra profesional como Arial o Times New Roman. El texto puede estar justificado a la izquierda, con márgenes de una pulgada en todos los lados. Asegúrate de incluir en el asunto un nombre de correo profesional y mantén el cuerpo del mensaje a enviar corto. Firma con tu nombre y cargo, seguido de la información de contacto de la empresa.
Si no sabes por donde comenzar, puedes hacer una búsqueda rápida en la web de plantillas y ejemplos de correos electrónicos profesionales. Te aseguramos que allí encontrarás desde cómo hacer una introducción hasta como despedirse en un correo profesional.
Tipos de correo electrónico profesional
Si necesitas correos electrónicos profesionales, debes conocer los tipos que existen. De esta manera, podrás conocer cuál de ellos se adapta a lo que buscas y qué tienen para ofrecerte. Además, aprenderás sobre su funcionamiento y sus aspectos técnicos. Estos datos pueden servirte a la hora de seleccionar el tipo de correo que sea perfecto para ti.
Por su objetivo
Hay 4 tipos de correo: introducción, solicitud, respuesta y despedida. Cada uno con objetivo distinto en la línea de comunicación de la empresa. El primero y último se usa para que te presentes y despidas a un nuevo contacto, por cortesía. El segundo es para realizar una petición específica a otro colega. El que le sigue debe tener lo que el solicitante pide o pregunta.
Por su proveedor
Por su parte, otra forma de clasificarlos es por medio de su proveedor, ya que hay varias empresas de email. Entre las más famosas vas a encontrar el Hosting de Google, el clásico Yahoo! y el inmortal Hotmail ahora Outlook. El que decidas tener, será según tu preferencia.
Por tipo de servidor
Igualmente, otro tipo de correo profesional viene dado por el servidor. En este caso, pueden dividirse en servidores de entrada y salida:
- Servidores de entrada: se encargan de entregar el email de la bandeja de entrada al destinatario. Dentro de estos podemos encontrar:
- Exchange: creada por Microsoft es una versión mejorada de IMAP. Permite una conexión entre el correo y otras aplicaciones como el calendario.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): permite que puedas acceder a tu cuenta de correo profesional en más de un dispositivo. Sin embargo, para utilizarlo se necesita una memoria mayor.
- POP3 (Post Office Protocol): descarga el email en el primer dispositivo que se conecte. Este fue uno de los primeros servidores de entrada.
- Servidores de salida: se encargan de llevar el correo electronico que está en la bandeja de salida, hasta los servidores de entrada.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): este es el servidor de salida más usado a nivel mundial. Encargado de enviar tu correo a los servidores de tu proveedor, el cual lo envía a la otra cuenta de email.
Por su coste
Por otra parte, tenemos los tipos de correo profesional dependiendo de su costo. Estos son clasificados en gratuitos y de pago. Además, el precio de los servicios se ve determinado por la extensión de tu empresa y las características que requiera. Puesto que, el nivel de almacenamiento y los extras como respuestas automáticas, incrementan el coste del servicio.
Correo profesional: Mejores proveedores en 2023
A continuación, te mostraremos los diferentes proveedores para tener un correo electrónico profesional. De esta manera, es posible crear una cuenta de correo para tu compañía o negocio. Además, cada uno de estos ofrece distintos tipos de servicios, por lo cual, es necesario que conozcas su plataforma.
Por otra parte, considera que cada proveedor es distinto y las funciones que algunos ofrecen de manera gratuita son pagas en otros. Por lo cual, es necesario que entiendas su funcionamiento antes de adquirir sus servicios. Actualmente, los mejores proveedores para obtener tu email profesional son los siguientes.
Gmail
Gmail es un proveedor de correos electrónicos personales y empresariales, cuyo patrocinio es dado por Google. Por lo cual, cuenta con el apoyo de grandes empresas y usuarios alrededor del mundo. Su interfaz es intuitiva, ya que categoriza el contenido por secciones. Lo que a su vez facilita la búsqueda de información.
Por otra parte, posee una versión gratuita muy utilizada por los usuarios a nivel mundial. Además, al adquirir una suscripción de pago, recibes múltiples suscripciones a varios programas profesionales. Asimismo, te permite utilizar tu nombre de dominio.
Ventajas:
- Su interfaz es intuitiva y cuenta con un diseño fácil de utilizar.
- Cuenta con la versión gratuita de correo electrónico más utilizada a nivel mundial.
- Su programa está disponible en más de 40 idiomas.
- Permite enviar múltiples archivos de gran tamaño.
- Incluye aplicaciones extra con las cuales puedes realizar reuniones, chat o citas.
Desventajas:
- El almacenamiento que te brindan se distribuye entre Google Drive, Gmail y Fotos.
- Se reciben muchos correos de spam.
Costo de sus servicios:
- Business Starter: 5,40 €/mes.
- Business Standard: 10,80 €/mes.
- Business Plus: 18,00 €/mes.
Proton Mail
Proton Mail es un proveedor de correo electrónico, cuya sede se encuentra en Suiza y fue fundada en 2013. Cuenta con una interfaz intuitiva y secciones bien organizadas. Por lo que encontrarás un entorno seguro y sistemático donde recibir tu correspondencia. Asimismo, su servicio de atención al cliente es eficiente y estará disponible la mayor parte del día.
Igualmente, ofrecen una alta capacidad de almacenamiento, independientemente del plan que selecciones. Por lo que podrás migrar tus correos a este proveedor con tranquilidad.
Ventajas:
- Brinda gran seguridad y resguardo de la identidad.
- Al cancelar el servicio, el equipo de Proton resguarda tus datos en caso de que quieras renovar.
- El servicio de atención a cliente que ofrecen es prioritario, por lo que rápidamente solventará tus inconvenientes.
- Ofrecen un sistema de encriptación de tu correspondencia, por lo que tus datos no serán divulgados.
Desventajas:
- La curva de aprendizaje es elevada cuando se utiliza por primera vez el programa.
- Los precios de sus planes suelen ser mayores a los de su competencia.
- Los correos que envíes desde Proton pueden llegar a la sección de spam del remitente.
Costo de sus servicios:
- Proton gratuito: 0,00 €/mes.
- Proton ilimitado: 9,99 €/mes.
- Correo más: 3,99 €/mes.
Zoho Mail
Zoho Mail es un proveedor de correos electrónicos profesional, el cual forma parte de los servicios de Zoho. Esta posee un panel de control, donde puedes administrar las cuentas y los dominios. Asimismo, su interfaz sistemática puede personalizarse para agilizar el flujo de trabajo.
Por otra parte, este proveedor ofrece múltiples herramientas y funciones que puedes personalizar. Además, podrás crear carpetas para almacenar tu correspondencia según ciertas reglas.
Ventajas:
- Su versión gratuita permite utilizar tu nombre de dominio.
- Te ofrece un entorno para trabajar con tu equipo, gestionando grupos y compartiendo archivos.
- Brinda herramientas modernas para interrelacionarse con grupos.
- Su interfaz es intuitiva y sistemática, lo que facilita aprender a utilizarla.
- Puedes almacenar diferentes dominios desde una cuenta.
Desventajas:
- Su versión gratuita suele ser muy limitada.
- Sus planes ofrecen tantas herramientas que puede resultar confuso utilizar la mayoría de ellas.
- Resulta complicado poder recuperar las cuentas.
Costo de sus servicios:
- Mail lite: 1,00 €/mes.
- Mail Premium: 4,00 €/mes.
- Workplace: 3,00 €/mes.
Outlook
Outlook es un proveedor de correos electrónicos personales y profesionales. El cual fue adquirido a mediados de los 2000 por Microsoft. Anteriormente, esta plataforma se llamaba Hotmail y fue una de las primeras compañías proveedoras de emails. Por lo que cuenta con el apoyo de empresas y usuarios alrededor del mundo.
Por otra parte, su interfaz es muy simple de utilizar y no requiere de conocimientos previos. Asimismo, su versión gratuita es mundialmente utilizada por sus múltiples ventajas y herramientas. Igualmente, otorgan gran capacidad de almacenamiento independientemente del plan que selecciones.
Ventajas:
- Otorgan gran capacidad de almacenamiento de 15 GB en sus cuentas gratuitas.
- Ofrece múltiples complementos que son compatibles entre sí.
- Te permite sincronizar calendarios e itinerarios con tus amigos o compañeros.
- Puedes realizar reuniones de trabajo por medio de llamadas y chat.
- Cuenta con una aplicación móvil desde la cual puedes atender tu correspondencia.
Desventajas:
- La mayoría de sus funciones están disponibles solamente para planes pagos.
- Las suscripciones se pueden cancelar con un clic y se elimina toda tu información.
- La versión gratuita posee muchos anuncios y ventanas emergentes.
Costo de sus servicios:
- Exchange Online 1: 3,40 €/mes.
- Exchange Online 2: 6,70 €/mes.
- Empresa Estándar: 10,50 €/mes.
Yahoo Mail
Yahoo Mail es una compañía proveedora de correo electrónico, la cual cuenta con más de 20 años de experiencia. Su interfaz es simple de utilizar y de forma intuitiva te permite navegar en ella. Por otra parte, poseen un equipo de atención al cliente disponible las 24 horas del día, todas las semanas.
Asimismo, su interfaz cuenta con iconos de acción rápida que facilitan realizar ciertas funciones. Por otra parte, el precio de sus servicios es económico en relación con el amplio espacio que ofrecen.
Ventajas:
- Los correos no deseados se resguardan por 90 días solamente.
- Ofrece altas capacidades de espacio de almacenamiento. Siendo de 25 GB para su versión gratuita y 5 TB en su plan Plus.
- Su interfaz permite migrar tus cuentas de correos a su plataforma y manejar todo desde un solo sitio.
- Puedes gestionar calendarios y marcar fechas importantes, así como compartir itinerarios.
Desventajas:
- Su versión móvil es limitada, en cuanto a las herramientas que pueden utilizarse.
- Suelen presentarse problemas en su calendario y bloc de notas.
- Las características de su plan Plus pueden cambiar sin previo aviso.
Costo de sus servicios:
- Gratuito: 0,00 €/mes.
- Plus: 5,00 €/mes.
Cómo crear un correo profesional
Para una cuenta de email profesional deberás tener algún tipo de dispositivo con acceso a Internet. El cual posea un producto de Microsoft, como Outlook o Hotmail. En caso de que este tenga un sistema Android, tendrás que usar Gmail de Google.
Una vez que tengas estos materiales configurados, vas a poder iniciar tu proceso. Si quieres saber cómo crear un correo profesional Gmail, puedes seguir los pasos que te vamos a dar:
Ingresar al buscador de tu preferencia
Haz clic en el navegador de Internet de tu PC o móvil e introduce tu dirección de email preferida. Por ejemplo, si sólo quieres uno que sea @gmail.com entonces eso es lo que escribirías en la barra de búsqueda.
Revisar que la dirección elegida esté disponible
Si la dirección que deseas no está disponible, tendrás que elegir otra. Las alternativas incluyen la elección de un sufijo de dominio diferente, como “.co”,”.uk” para una cuenta en el Reino Unido.
Seguir las instrucciones de configuración
Una vez tengas tu dirección, debes seguir las instrucciones del sitio web para configurar la cuenta de correo. Eso implicará ingresar tu nombre, datos de contacto y contraseña. Te tienes que asegurar de revisar las condiciones de servicio y la política de privacidad antes de que las aceptes.
Verificar la dirección de correo electrónico
Luego, se te va a pedir que verifiques la dirección de correo que has creado. Después de eso, ya podrás empezar a usar tu nuevo email profesional. Lo puedes abrir desde tu navegador web o, si quieres, instalar la App del proveedor de correos.
Ante dudas, consultar la sección de servicio de asistencia
Si en el proceso de registro te surge alguna duda, no dudes en recurrir al servicio de asistencia. Solo tendrás que buscar la sección de ayuda de tu proveedor de email. En caso de que sea Google, puedes visitar https://www.gmail.com/intl/en-gb/help/. Ahí obtendrás más información sobre la creación de una cuenta Gmail.
Razones para tener una cuenta profesional
Cuando inicias un proyecto debes contar con las aplicaciones que te ayuden a que todo sea más sencillo. Por ejemplo, un hosting te sirve para alojar tu página y tienen gestores para que no te compliques con nada. Al igual que con los programas de diseño web podrás crear tu sitio sin tener que aprender de HTML.
Es por ello que existen las cuentas de correo empresarial, pues te dan ventajas. Conoce las 5 razones por las que debes poseer un mail profesional para tu compañía.
Mejor comunicación
Con una cuenta de correo Gmail profesional o de otro proveedor tus clientes tendrán un punto de contacto en común contigo. Al utilizar una única dirección de correo electrónico, te aseguras de que se dirijan siempre al mismo lugar. Eso te hará más fácil el seguimiento de los comentarios y las consultas de los usuarios. Por lo que también va a permitir que todos ellos obtengan su respuesta, ya que cada duda llegará al soporte.
De igual forma va a ocurrir con los correos formales y asignación de tarea de los empleados. En vez de estos perderse en el flujo de mensajes de tu cuenta personal. Estarán bien almacenados en la corporativa.
Vista profesional
Una de las razones de mayor importancia para tener una cuenta corporativa es crear una imagen creíble y pulida. Al recibir un correo de tu empresa, a la gente le parecerá más legítimo que si procede de uno personal. Esto puede ser esencial cuando se trata de atraer nuevos clientes o construir tu presencia en línea. Ya que, ese efecto del “@tuempresa.com” hará que los demás tengan una vista profesional de tu sitio web.
Mayor protección
Otra razón para tener un correo de empresa es para que la protejas del posible spam y de los ciberataques. Utilizar una dirección oficial de tu compañía, te ayudará a mantenerla a salvo de estos factores. Porque es menos probable que atraiga a los spammers y a los hackers que buscan datos personales, sobre todo. Además de que dichos servicios suelen poseer un nivel más alto de seguridad que los de uso comercial, según tu plan.
Organización y eficiencia
A su vez, tener una cuenta correo profesional Google o de otro proveedor puede ayudarte con la organización y la eficiencia. Ya que, con uno de estos, vas a poder crear fácilmente carpetas y etiquetas para los distintos tipos de correspondencia. Lo que hará más simple el encontrar toda clase de información cuando se necesite. Esto será muy útil si manejas un gran volumen de mensajes en tu empresa.
Pues los correos van a estar filtrados los mensajes en carpetas basadas en palabras clave. Al tiempo que te ayudará a seguir el rastro de lo que se habla de tu sitio en Internet. Al configurar alertas automáticas para que se te notifique cada vez que se mencione a su empresa en la red. Incluso lo podrás hacer con los comentarios que se dejan en tu espacio, para que puedas responder con mayor rapidez.
Variedad de opciones
Por último, ten en cuenta que hay muchos servicios de correo profesional Microsoft y de otros proveedores por los que puedes optar. Cada uno con diferentes planes y recursos distintos. Podrás crear de pago, con mayor seguridad, o crear correo electronico profesional gratis, por si estás en tus inicios. Al tiempo que estos pueden venir de un administrador externo como Yahoo! O de un hosting como Google.
Configura tu correo profesional
Ahora que ya sabes como hacer un correo electrónico profesional, lo tienes que configurar con el título de tu empresa. Así como también debes generar una firma de correo electrónico profesional que incluya tu nombre completo, información de contacto y dirección. Esto ayudará a que los clientes identifiquen quién eres y a tu negocio.
Te tienes que asegurar de que tu cuenta es segura y tiene su copia de seguridad para proteger tu contenido. Al igual que debes revisar si posee suficiente espacio para todos tus archivos y funciones para ordenarlos. Una vez hagas eso, ahora es el momento de configurar tu correo en tu hosting. Esto te permitirá acceder a tu email desde cualquier parte del mundo, junto al chance de usarlo en tu alojamiento.
Para ello, solo tendrás que iniciar sesión en el hosting web y dar clic en los ajustes del email profesional. Ahí, verás las opciones para añadir un servidor de entrada y salida para el webmail de tu cuenta de alojamiento.
Esto lo podrás llevar a cabo con el panel de control del servicio en la sección de correo. Introduce la información en los campos que correspondan, y guarda los cambios dando clic en «actualizar». Al iniciar sesión en el webmail, ahora, debería funcionar tu cuenta de correo profesional hosting. Ahora, ya sabes cómo crear correo profesional, cómo crear correo Gmail, cómo configurarlo y las opciones que existen, entonces solo te queda entrar en acción.Esto lo podrás llevar a cabo con el panel de control del servicio en la sección de correo. Introduce la información en los campos que correspondan, y guarde los cambios dando clic en «actualizar». Al iniciar sesión en el webmail, ahora, debería funcionar tu cuenta de correo profesional hosting.